Prefeitura adquire coletor de dados para auxiliar na conferência de bens do patrimônio

A Diretoria Administrativa por meio do Setor de Patrimônio adquiriu recentemente um coletor de dados para utilização nas conferências de bens patrimoniais da Prefeitura. A área de Desenvolvimento de Sistemas Informatizados da Diretoria de Tecnologia é a responsável pelo desenvolvimento e manutenção de todo o Sistema Patrimonial abrangendo módulo administrativo, operacional e agora, o sistema implantado no coletor de dados, havendo a garantia de compatibilidade entre o dispositivo de coleta de dados e o sistema patrimonial.

Anualmente, o Setor de Patrimônio realiza em todos os locais da administração municipal a conferência dos mais de 38 mil itens ativos dos mais variados tipos que fazem parte do acervo patrimonial desta prefeitura.

Antes da implantação do sistema, todo o trabalho de conferência era feito manualmente, havendo a necessidade de listagens contendo centenas de páginas. Tratava-se de processo muito demorado e custoso para a Administração Municipal.

Agora o trabalho de checagem tornou-se automatizado através de placas patrimoniais dotadas de códigos de barras. É importante salientar que para os itens mais antigos as placas patrimoniais não contam com o código de barras, mas não impede que o coletor seja utilizado também nesta situação, uma vez que o equipamento provê mecanismos de leitura de códigos de barras através de dispositivo a laser e permite a digitação do número patrimonial através do seu próprio teclado, tornando o processo de conferência mais rápido, prático e confiável.

Ao identificar a numeração patrimonial, o sistema procura em sua base de dados exibindo todas as informações relativas ao patrimônio. Caso haja divergência de local, o coletor emite um aviso sonoro diferenciado e exibe informações sobre o outro local onde o item está cadastrado, permitindo a rápida identificação pela equipe de conferência.

O processo de leitura, identificação e registro de conferência passa a ser realizado em fração de segundo. O mesmo processo demorava minutos nos moldes antigos.

A conferência realizada através do equipamento é transmitida para o Sistema Patrimonial da Prefeitura, armazenando toda a informação de coleta, não havendo a necessidade de realizar lançamentos manuais. O processo é automático e permite gerar relatórios de conferências e divergências que facilitam a tomada de decisão do Setor Patrimonial.

De acordo com a equipe do Setor Patrimonial, a expectativa é que conferências complexas, tais como escolas e creches, que na forma manual demoravam cerca de uma semana, passem para um ou no máximo dois dias.